Елена Волотовская: «Пандемия помогла сделать еще один шаг навстречу аутсорсингу»

Кризис пандемии всё больше заставляет руководителей компаний задуматься о том, как минимизировать риски. В интервью сайту Opora.ru член Президиума Правления «ОПОРЫ РОССИИ», глава Комиссии «ОПОРЫ РОССИИ» по аутсорсингу бизнес-процессов, руководитель фонда Softline Venture Partners Елена Волотовская рассказала о том, как правильно выбрать сторонних специалистов для выполнения текущих задач и получить желаемый результат от совместной работы.

---

В период коронакризиса многие компании нуждались в оперативной перестройке бизнес-процессов, сокращении расходов, а кому-то, например, производителям средств индивидуальной защиты, требовалось наращивать мощности.
Обеспечить высокую организацию работы компании в любых условиях, максимальную системность и прозрачность таких процессов как бухгалтерский и кадровый учет, и при этом сократить затраты – такие задачи ставит перед собой каждый руководитель организации. Эффективный механизм для их решения – аутсорсинг.
Елена, почему аутсорсинг вообще выгоднее для руководителя компании, чем организация всех рабочих процессов внутри своего штата?
 - Хотелось бы начать с того, что лежит в основе философии аутсорсинга. Аутсорсинг – это инструмент, который позволяет предпринимателям заниматься исключительно своей основной деятельностью, не отвлекаясь на поддерживающие бэк-офисные задачи. Каждый должен заниматься исключительно тем, что умеет делать хорошо и это как раз про аутсорсинг.
Если переходить в практическую плоскость, то одно из ключевых преимуществ – это экономия. Аутсорсинг помогает снизить расходы компании за счёт сокращения внутреннего штата, уменьшения затрат на обслуживание офисных площадей и материально-техническое обеспечение (не нужно тратиться на оборудование, канцелярские товары, услуги связи и др.) Расходы снижаются на 25-30%, при этом качество работы растет за счет опыта и квалификации аутсорсеров. Руководитель и учредитель компании в онлайн-режиме могут видеть доходы и расходы организации, оценивать общие активы, KPI сотрудников. Это позволяет в короткие сроки дать оценку результатам работы и сделать распределение ресурсов, не допускать нецелевого использования финансов, вести качественный экономический анализ результатов деятельности.
Хочу отметить, что аутсорсинг выгоден для малого и среднего бизнеса, потому что стоимость услуг всегда ниже совокупных затрат на выполнение тех же задач, но силами собственного штата. При этом не нужно беспокоиться, что сотрудники уйдут в отпуск или на больничный, а работодатель экономит до 40% суммы, которую составляют налоговые и страховые отчисления государству. Получается, что по цене, меньшей чем стоимость одного штатного работника, компания получает доступ сразу к целому штату профессионалов в своей области. Конфиденциальность, качество и непрерывность услуг обеспечены договорными отношениями. Все процессы чётко стандартизированы. За компанией-клиентом закрепляется один или несколько специалистов, которые работают удаленно, а у руководителя появляется больше времени сосредоточиться на стратегии и развитии своего основного бизнеса. Провайдер – это надежный бизнес-партнер, который способствует развитию компании клиента.
Преимущества аутсорсинговых решений в других странах уже давно успели оценить по достоинству. В Великобритании с XIX века работали консультанты, чтобы помогать новым фирмам с юридическими вопросами и ведением учета. Сегодня такую схему работы используют 80-95% компаний разных бизнес-сегментов в Европе и Америке. За последние 20 лет их расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов. Россия занимает 24-е место в рейтингах по использованию сторонних сервисов, у нас это направление начало активно набирать обороты только последние несколько лет. В нашей стране темп роста совокупной выручки участников рынка аутсорсинга бизнес-процессов в прошлом году составил 12%, а её объём превысил 100 млрд рублей. Стоит отметить, что в Москве ситуация отличается от регионов. Процент компаний, использующих аутсорсинг в столице, - порядка 40. Ещё 30% задумываются о переходе или уже занимаются этим вопросом.
Но насколько, учитывая внешние факторы, в условиях пандемии и нестабильности, целесообразно менять привычные модели работы и задумываться о переходе на аутсорсинг?
- Пандемия помогла сделать еще один шаг навстречу аутсорсингу. Все компании без исключения столкнулись с проблемами, но те, которые не были готовы перейти на удаленную работу, максимально быстро и эффективно перестроить внутренние бизнес-процессы – понесли значительные убытки.
Пандемия запустила новую волну спроса на внедрение инновационных технологичных решений, роботизацию и автоматизацию, а непрерывность бизнес-процессов и экономическая эффективность вышли на первый план даже для малого и микробизнеса. Это, собственно, и есть основные преимущества, которые изначально заложены в модель аутсорсинга: технологично, удаленно, выгодно. Как итог – качественный и непрерывный сервис, работающий эффективно в любых условиях.
Еще один пример эффективности аутсорсинга для бизнеса – обслуживание быстро растущих в кризис компаний. Если предприниматель столкнулся с резким увеличением спроса на свои услуги или товары во время пандемии, то неизбежно он должен будет решать и задачи, связанные с увеличением нагрузки на внутренние процессы. В таких ситуациях аутсорсинг всегда придет на помощь и профессионально поддержит рост и развитие бизнеса клиента без потери качества и лишней головной боли предпринимателя. Меняться к лучшему никогда не поздно. Сейчас самое время задуматься насколько эффективно у вас организован бизнес. 
Какие услуги стоит отдать на аутсорсинг в первую очередь?
- Сейчас на рынке можно найти аутсорсинговые решения практически в любом направлении бэк-офиса – финансы, кадры, юриспруденция, логистика, IT и многие другие. Для получения максимального эффекта от внедрения механизмов аутсорсинга каждому предпринимателю необходимо определить и разграничить внутренние процессы компании на основные и непрофильные. Непрофильные процессы нужно максимально переводить на аутсорсинг, это проверенная годами международная практика. Для каждой компании поиск оптимального решения может быть совершенно индивидуальным, но в России, например, чаще всего на аутсорсинг отдают бухгалтерию. На втором месте – IT сервисы.
 Как правильно выбрать поставщика аутсорсинговых услуг?
- Сегодня рынок переполнен консалтинговыми и аутсорсинговыми провайдерами, начиная от небольших «домашних» компаний и, заканчивая гигантами с 20+ лет опытом работы в РФ и за рубежом, а всего на рынке в нашей стране присутствует более 10 000 компаний, которые предоставляют подобные услуги. Если еще добавить приходящих бухгалтеров, фрилансеров и независимых консультантов, то потеряться в этом обилии предложений и, как результат, выбрать неоптимальную или некачественную услугу, достаточно легко.
По нашему опыту, многие владельцы малого и среднего бизнеса в принципе не обращаются к провайдерам услуг, особенно к лидерам рынка, думая, что ценовое предложение будет завышенным, «не по карману» или что малый и средний бизнес, как клиент, просто не интересен. Именно из-за подобного ошибочного предубеждения 45% российских компаний пользуются услугами приходящих бухгалтеров и юристов-фрилансеров. Несомненно, из-за этого страдает качество внутренних бизнес-процессов компаний и далеко не всегда это обходится дешевле, чем услуги профессионального аутсорсера.
Поэтому основные критерии оценки – это ресурсная и технологическая базы провайдера и административно-репутационные характеристики. Обратите внимание на срок работы компании на рынке, профильность бизнеса по оказанию услуг аутсорсинга, наличие страхования профессиональной деятельности, прозрачность договорных отношений и готовность подписывать SLA, клиентскую базу и наличие рекомендаций существующих клиентов.
Особое внимание уделите IT-составляющей: какую программную платформу будет использовать провайдер для обслуживания; предлагает ли провайдер клиентские онлайн сервисы, ЭДО; есть ли в наличии достаточное количество специалистов технической поддержки. Пусть эти параметры станут вашими ориентирами.
Мы выбрали надежного провайдера, но неужели не бывает форс-мажоров? Как компании обезопасить себя от ситуации, в которой провайдер не выполнил работу или какую-либо её часть?
- В первую очередь, важна четкость и прозрачность договорных отношений. Внимательно изучите договор с провайдером, пропишите зоны ответственности и сроки оказания услуг. Профессиональный провайдер берет на себя финансовую ответственность за штрафы от фискальных органов.
Если профессиональная деятельность провайдера застрахована, то оплатить материальный ущерб не составит труда. Если же ошибается штатный бухгалтер, то затраты несет Ваша компания. Профессиональные аутсорсеры дополнительно к договору оказания услуг готовы подписывать с клиентами Service Level Agreement (SLA).
Обратите внимание, что большинство крупных игроков рынка аутсорсинга внедряют систему контроля и управления качествомпредоставляемых услуг.
И, наконец, основной ресурс сервисной компании – это люди. Аутсорсер постоянно инвестирует в ключевых сотрудников, повышает их квалификацию для соответствия требованиям рынка. Убедитесь, что сотрудники аутсорсинговой компании обладают достаточным опытом для работы именно на вашем проекте, познакомьтесь с командой лично до заключения договорных отношений.
Аутсорсинг бизнес-процессов в числе наиболее перспективных ниш российской экономики. Уверена, он будет активно развиваться вне зависимости от сроков окончания пандемии коронавирусной инфекции. Оценив достоинства аутсорсинга сегодня, компании просто не захотят возвращаться к своему прошлому, во многом, устаревшему опыту.

Опора России, октябрь 2020