СТРАНА СОВЕТОВ: АДАПТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ К НОВОЙ РЕАЛЬНОСТИ
ТЕМА НОВОГО ВЫПУСКА «СТРАНЫ СОВЕТОВ» — АДАПТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ К НОВОЙ РЕАЛЬНОСТИ.
- Какие слабые стороны вашего бизнеса выявила кризисная ситуация, спровоцированная пандемией коронавируса и противоэпидемическими ограничениями? Какие меры по устранению этих уязвимостей были предприняты? Какие организационные изменения в компании это повлекло?
- Использовали ли вы возможность усилить позиции компании посредством ориентации на новые ниши/частичной переориентации определенных направлений вашей деятельности? Рассматриваете ли вы новые направления как временные, позволяющие компании получать доход в этот непростой период, или же нацелены на их долгосрочное развитие?
- Что нового появилось благодаря «коронакризису» в ваших взаимоотношениях с клиентами?
- Были ли в вашей компании приняты меры по оптимизации затрат? Каких сфер это коснулось: персонала, инвестиций в программы развития, расходов на офисные помещения и другие?
- Как повлияла сложившаяся ситуация на кадровую политику вашей компании? Изменились ли ваши требования к персоналу, принципы и инструменты его материальной и нематериальной мотивации, инструменты контроля работы и другие?
- Каких ошибок, на ваш взгляд, компаниям лучше избегать, адаптируя свою деятельность к условиям новой реальности?
Антон ОГАРКОВ,генеральный директор ООО «Софтлайн Аутсорсинг»:
1. Некоторые наши клиенты оказались не готовы к переходу на электронный документооборот для взаимодействия с нами. Нам пришлось изобретать схему работы офиса, которая обеспечивала бы очный прием документов от заказчиков, но при этом была бы безопасной для наших сотрудников и для представителей клиентов. Мы обеспечили сотрудников всеми разумными средствами защиты, поменяли схему рассадки для соблюдения социальной дистанции и определили регламент взаимодействия с контактными лицами заказчика. Обмен документами осуществлялся дважды в день, остальное время наши сотрудники работали автономно.
Во всем, что связано с логикой внутренних бизнес-процессов, мы никаких изменений в связи с пандемией не почувствовали, поскольку наш бизнес предполагает изначальную техническую и технологическую готовность к работе в рамках распределенной команды. В частности, корпоративная культура нашей компании предполагает не «отбывание номера» с 9 до 18 часов, а точечное присутствие там, где это необходимо, и работу на конкретный бизнес-результат.
2. До «коронакризиса» в компании был сформирован Pipeline, сделки из которого оказались закрыты даже быстрее, чем это могло бы произойти без пандемии. Что касается новых ниш и смены фокуса, то здесь нам ничего менять не пришлось. Аутсорсинг бухгалтерии — сервис, который сейчас в тренде, спрос на него растет и во время и после коронавируса. Многие компании задумываются об экономии и приходят к выводу, что бухгалтер не обязательно должен быть в штате. Это сокращает расходы на фонд оплаты труда, на платежи в различные фонды и на затраты, связанные с офисным бытом специалистов по финансам (оборудованное рабочее место, арендуемая площадь и другие накладные расходы).
3. Прежде всего, это - видеозвонки. Встречи, переговоры, обсуждения всевозможных вопросов со всеми клиентами проходили в формате видеоконференц-связи. Это особенно удобно при работе с удаленными регионами. Мы сэкономили много денег на командировках сотрудников и массу их рабочего времени, которое ранее тратилось на перелеты.
«Коронакризис» уравнял компании с разным бизнес-укладом. Менеджеры со стороны клиентов, которые ранее предпочитали сначала наладить прочные личные связи с подрядчиком и принимать решение уже на очной встрече, оказались лишены такой возможности и охотнее принимали эти решения по итогам онлайн-конференций. Это сократило сроки закрытия сделок и позволило нам провести больше встреч с позитивным результатом.
4. Мы начали переговоры с арендодателями и в ряде локаций, особенно за пределами Москвы, достигли очень хороших условий на период восстановления экономики после пандемии. Скидка в зависимости от локации составляла от 20 до 50%. Мы также трансформировали премирование и мотивацию сотрудников и договорились с ними на выплаты, после того как пройдет острая фаза кризиса. И должен сказать, что на момент подготовки комментария — начало июля — выплаты сотрудникам осуществлены в полном объеме. Кроме того, мы ускорили процессы, связанные с разработкой платформы по управлению аутсорсингом. доработки направлены на расширение функциональности платформы и на ее толерантность к постоянно растущей ИТ-нагрузке.
5. Нам удалось настроить и перевести в онлайн процесс селекции и оценки кандидатов. Для синхронизации работы команды мы внедрили ежедневные совещания, которые проходят по утрам каждого рабочего дня и в которые вовлечены ключевые руководители компании и менеджеры проектов. Совещания организованы в одноканальном формате: каждый участник в течение двух минут сообщает о результатах и о планах на день, остальные слушают и готовы задать свои вопросы и ответить на вопросы спикера, если он будет к ним апеллировать. В совещании участвуют максимум 12 сотрудников, поэтому его продолжительность составляет 25–30 минут.
Что касается инструментов контроля, то единственная «коронакризисная» новация — это отчетность руководителям о начале и завершении рабочего дня. Это «удаленная» альтернатива карточкам, с помощью которых наши сотрудники отмечают свой приход в офис. Такие микроотчеты мы применяем главным образом для составления табеля рабочего времени, на основе которого потом начисляется заработная плата.
Следует избегать хайпа на теме «коронакризиса». Есть продукты и решения, которые объективно усилили позиции во время пандемии, потому что реально нужны людям, которые не могут вернуться к привычному образу жизни. Не стоит пытаться «упаковывать» соответствующим образом те сервисы, которые не имеют реального отношения к смягчению последствий пандемии.
6. Не надо обольщаться тем компаниям, которые, как им самим кажется, последствий пандемии не почувствовали. Кризис обладает отложенным эффектом, и ощутить его предстоит в конце года. Поэтому не нужно строить грандиозных планов по росту. Будет стагнация, к которой просто следует быть готовыми. Ну и в заключение маленький совет: измеряйте все, что прямо или косвенно влияет на бизнес. Это позволит принимать взвешенные решения и понимать, какие инвестиции вернутся и как скоро этого возврата можно ожидать.
Журнал БОСС, июль-август 2020 г.